ساختار شکست کار یا WBS، مخفف Work Breakdown Structure، به عنوان یکی از مهم‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه شناخته می‌شود که در کاربردی‌ترین شکل خود، پروژه‌ها را به قسمت‌های کوچک‌تر و قابل مدیریت تقسیم می‌کند.

تصور کنید WBS همچون نقشه‌ای دقیق است که مجموعه‌ای از وظایف را چگونه به بخش‌های کوچک‌تر از خود تفکیک می‌نماید، از ‘فازهای بزرگ’ گرفته تا ‘بسته‌های کاری’ کوچک‌تر که هر یک وظایف، زمان‌بندی و منابع مورد نیاز را مشخص می‌کنند.

این ساختار شبیه درخت به مدیران امکان می‌دهد تا نظری کلی به پروژه داشته باشند و در عین حال، دقت در جزئیات را از دست ندهند. استفاده از WBS، روشنی و سازمان‌دهی را به پروژه‌های پیچیده می‌بخشد و بستری را فراهم می‌کند که در آن می‌توان وظایف را به درستی تخصیص داد و پیشرفت پروژه را به طور کارآمد پایش کرد.

مزایای ساختار شکست کار (WBS)

1- سازمان‌دهی و وضوح : WBS پروژه را در قالب وظایف روشن و قابل مدیریت سازمان‌دهی می‌کند

2- تخصیص منابع اثربخش : WBS استفاده از منابع را بر اساس نیاز هر بخش از پروژه تسهیل می‌بخشد

3- بهبود ارتباطات : WBS ارتباط موثر بین تمام ذینفعان پروژه را تقویت می‌کند

4- پایش و کنترل دقیق‌تر پروژه : WBS اجازه می‌دهد تا پروژه را به درستی پایش و کنترل کنید

5- دقت بیشتر در برآوردها : WBS دقت در برآورد هزینه‌ها و زمان‌بندی پروژه را بهبود می‌بخشد

6- پرهیز از کار اضافی : WBS کارهای غیرضروری را به حداقل می‌رساند

7- تضمین کیفیت : WBS کیفیت پروژه را با تعیین وظایف مشخص حفظ می‌کند

8- مدیریت انعطاف‌پذیر اسکوپ : WBS اسکوپ پروژه را برای تغییرات بالقوه آماده می‌سازد

9- شناسایی آسان‌تر مخاطرات : WBS به تشخیص و مدیریت مخاطرات کمک می‌کند

10- سلسله مراتب مشخص : WBS ساختار سلسله مراتبی مشخصی را تعریف می‌کند

11- برنامه‌ریزی و زمان‌بندی مطمئن‌تر: WBS زمینه‌ساز برنامه‌ریزی دقیق و قابل اتکا می‌شود

12- تقسیم پروژه به بسته‌های مدیریت‌پذیر کاری: WBS پروژه‌ها را به واحدهای کوچک‌تر و قابل مدیریت خرد می‌کند

13- تخمین دقیق‌تر هزینه‌ ها : WBS ارزیابی دقیق‌تری از هزینه‌های پروژه را فراهم می‌آورد

14- اطمینان از از قلم نیفتادن اقلام تحویلی مهم: WBS جلوی نادیده گرفته شدن جزئیات مهم را می‌گیرد

15- کمک به مدیر پروژه در تخصیص منابع : WBS مدیران را در توزیع بهینه منابع یاری می‌رساند

16- ابزاری ایده‌آل برای طوفان فکری تیم : WBS محیطی برای خلاقیت و هم‌اندیشی در تیم ایجاد می‌کند

17- بهبود انسجام تیمی : WBS به تقویت همکاری و انسجام درون تیمی کمک می‌کند

انواع ساختار شکست کار (WBS) چیست؟

انواع مختلفی از ساختار شکست کار (WBS) وجود دارد که برای نیازهای مختلف برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی پروژه‌ها مناسب می‌باشند. این انواع شامل:

1- WBS مبتنی بر فعالیت (Activity-Based WBS): در این نوع، کارها بر اساس سلسله‌ مراتبی از فعالیت‌ها یا وظایفی که باید انجام شوند، تشکیل می‌شود

2- WBS مبتنی بر دستاورد (Deliverable-Based WBS): این نوع WBS بر اساس دستاوردها یا محصولات تحویلی سازمان‌دهی شده است، و نه حتماً فعالیت‌های لازم برای تولید آنها

3- WBS مبتنی بر فاز (Phase-Based WBS): WBS به فازهای زمانی مختلف پروژه تقسیم می‌شود؛ هر فاز شامل یک مجموعه فعالیت‌ها و تحویلی‌های خاص خود است

4- WBS مبتنی بر منابع (Resource-Based WBS): در این دسته بندی، کارها بر اساس منابعی که برای انجام دادن آها لازم است (مانند تیم‌ها، ابزار، یا مواد) سازمان‌دهی می‌شوند

5- WBS مبتنی بر مکان (Location-Based WBS): مورد استفاده در پروژه‌هایی که در مکان‌های جغرافیایی مختلف انجام می‌شود، و کارها بر اساس موقعیت مکانی دسته‌بندی می‌شوند

6- WBS مبتنی بر مسئولیت (Responsibility-Based WBS): در این سیستم، وظایف بر اساس مسئولیت‌های افراد یا گروه‌هایی که مسئول انجام آنها هستند، تقسیم می‌شود

7- WBS مبتنی بر فرآیند (Process-Based WBS): این ساختار بر اساس فرآیندهای مورد نیاز برای انجام یک پروژه، مثل طراحی، توسعه، و پشتیبانی تشکیل شده است

8- WBS مبتنی بر ساختار سازمانی (Organizational-Based WBS): وظایف و تحویلی‌ها بر اساس ساختار سازمانی یا بخش‌های درون یک سازمان تقسیم می‌شود

هر کدام از این انواع در شرایط و برای اهداف خاصی کاربردی‌تر هستند و انتخاب یکی از آنها بسته به ماهیت، حجم، دامنه و سایر ویژگی‌های منحصر به فرد هر پروژه صورت می‌گیرد

قواعد تهیه ساختار شکست کار (WBS)

تهیه ساختار شکست کار (WBS) در 5 مرحله به شرح زیر صورت می پذیرد.

مرحله اول: آغاز کار با تعریف اهداف پروژه، ترسیم محدوده کار و مشخص کردن اعضای تیم
تمام کارهای مورد انتظار و مسئولین آنها باید به وضوح شرح داده شوند

مرحله دوم: تقسیم پروژه به قسمت‌ها و فازهای مدیریتی که گام به گام کل پروژه را دربرمی‌گیرد

مرحله سوم: تهیه لیست کامل از همه اقلام تحویلی و توجه به جزئیاتی که ممکن است بر کیفیت تحویل تاثیر بگذارد
این شامل در نظر گرفتن پکیج‌های کاری، منابع مورد نیاز و مشارکت‌کنندگان است

مرحله چهارم: مرتب سازی اقلام تحویلی و تقسیم‌بندی آنها به وظایف کوچکتر و مدیریت‌پذیر که ضروری برای تکمیل کار هستند

مرحله پنجم: تخصیص وظایف به افراد تیم، فراهم کردن منابع و ابزارهای لازم و تعیین اختیارات مورد نیاز برای عملکرد موثر

نرم‌افزارهای تدوین ساختار شکست کار (WBS)

چنانچه به رسم WBS نیاز دارید، می‌توانید از ابزارهای زیر بهره ببرید:

نرم افزار MSP: این برنامه تخصصی برای مدیریت پروژه به شما اجازه می‌دهد تا ساختار WBS خود را ایجاد و مدیریت نمایید

نرم افزار Visio: این برنامه بخشی از مجموعه آفیس است و کاربران می‌توانند به راحتی برای ترسیم WBS از آن استفاده کنند

نرم افزار WBS Chart Pro: این نرم‌افزار برای خلق نمودارهایی که جریان کار ساختار شکست کار را نمایش می‌دهند به کار می‌رود تا بتوانید به تصویر کلی و سازمان یافته‌ای از داده‌ها دست یابید