شناوری در مدیریت و کنترل پروژه [انواع + فرمول محاسبه]

کاربرد شناوری در مدیریت پروژه

شناوری یک ابزار قدرتمند در مدیریت پروژه است که به مدیران پروژه امکان می‌دهد تا با انعطاف‌پذیری بیشتری پروژه‌ها را برنامه‌ریزی و مدیریت کنند. شناوری به مدیران پروژه کمک می‌کند تا:

• زمانبندی واقع‌بینانه‌تری ایجاد کنند: با در نظر گرفتن شناوری، مدیران پروژه می‌توانند زمانبندی‌های واقع‌بینانه‌تری ایجاد کنند که در صورت بروز تأخیرات غیرمنتظره، همچنان امکان تحویل پروژه در موعد مقرر وجود داشته باشد.
• ریسک‌ها را مدیریت کنند: شناوری می‌تواند به عنوان یک ابزار مدیریت ریسک مورد استفاده قرار گیرد. با شناسایی فعالیت‌هایی که دارای شناوری بیشتری هستند، مدیران پروژه می‌توانند منابع بیشتری را به فعالیت‌های بحرانی اختصاص دهند و ریسک تأخیر در پروژه را کاهش دهند.
• تصمیم‌گیری بهتری داشته باشند: شناوری به مدیران پروژه کمک می‌کند تا در مورد تخصیص منابع، اولویت‌بندی فعالیت‌ها و واکنش به تغییرات، تصمیمات بهتری بگیرند.
• انعطاف‌پذیری بیشتری داشته باشند: شناوری به مدیران پروژه امکان می‌دهد تا در صورت بروز تغییرات غیرمنتظره، برنامه زمانبندی پروژه را تنظیم کنند بدون اینکه تاریخ پایان پروژه را به خطر بیندازند.

کاربرد شناوری در زمانبندی پروژه

شناوری در زمانبندی پروژه به روش‌های مختلفی قابل استفاده است، از جمله:

• تعیین مسیر بحرانی: با محاسبه شناوری کل فعالیت‌ها، می‌توان مسیر بحرانی پروژه را شناسایی کرد. مسیر بحرانی، طولانی‌ترین مسیر در شبکه پروژه است و تعیین‌کننده تاریخ پایان پروژه می‌باشد. فعالیت‌های روی مسیر بحرانی دارای شناوری کل صفر هستند و هرگونه تأخیر در این فعالیت‌ها، مستقیماً بر تاریخ پایان پروژه تأثیر می‌گذارد.
• اولویت‌بندی فعالیت‌ها: فعالیت‌هایی که دارای شناوری کمتری هستند، از اولویت بالاتری برخوردارند زیرا تأخیر در این فعالیت‌ها می‌تواند به طور مستقیم بر تاریخ پایان پروژه تأثیر بگذارد. بنابراین، مدیران پروژه باید منابع بیشتری را به این فعالیت‌ها اختصاص دهند و بر پیشرفت آن‌ها نظارت دقیق‌تری داشته باشند.
• تخصیص منابع: شناوری می‌تواند به مدیران پروژه کمک کند تا منابع را به طور موثرتری تخصیص دهند. با شناسایی فعالیت‌هایی که دارای شناوری بیشتری هستند، می‌توان منابع را از این فعالیت‌ها به فعالیت‌های بحرانی منتقل کرد و از تأخیر در پروژه جلوگیری کرد.
• تنظیم برنامه زمانبندی: در صورت بروز تغییرات غیرمنتظره، شناوری به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا برنامه زمانبندی پروژه را تنظیم کنند. با استفاده از شناوری، می‌توان فعالیت‌ها را به تعویق انداخت، منابع را مجدداً تخصیص داد و یا فعالیت‌های جدیدی را به برنامه زمانبندی اضافه کرد بدون اینکه تاریخ پایان پروژه را به خطر بیندازد.
• مدیریت ریسک: شناوری می‌تواند به عنوان یک ابزار مدیریت ریسک مورد استفاده قرار گیرد. با شناسایی فعالیت‌هایی که دارای شناوری بیشتری هستند، مدیران پروژه می‌توانند این فعالیت‌ها را به عنوان یک بافر در برابر ریسک‌های احتمالی در نظر بگیرند. در صورت بروز تأخیر در فعالیت‌های بحرانی، می‌توان از شناوری فعالیت‌های غیر بحرانی برای جبران تأخیر و جلوگیری از تأخیر در کل پروژه استفاده کرد.

شناوری و مسیر بحرانی

مفهوم شناوری و مسیر بحرانی ارتباط تنگاتنگی با یکدیگر دارند؛ به نحوی که پیش نیاز یافتن مسیر بحرانی در برنامه زمان بندی، محاسبه شناوری می باشد.

1. فعالیت‌های بحرانی (Critical Activities)

فعالیت‌های بحرانی، فعالیت‌هایی در یک پروژه هستند که دارای شناوری کل صفر می‌باشند. به این معنی که هرگونه تأخیر در این فعالیت‌ها، مستقیماً باعث تأخیر در کل پروژه می‌شود. این فعالیت‌ها در طولانی‌ترین مسیر پروژه، که به آن مسیر بحرانی (Critical Path) گفته می‌شود، قرار دارند. مسیر بحرانی، کوتاه‌ترین زمان ممکن برای تکمیل پروژه را تعیین می‌کند.

2. فعالیت‌های غیر بحرانی (Non-Critical Activities)

فعالیت‌های غیر بحرانی، فعالیت‌هایی هستند که دارای شناوری کل مثبت می‌باشند. این به این معنی است که این فعالیت‌ها می‌توانند تا حدی به تعویق بیفتند بدون اینکه بر تاریخ پایان پروژه تأثیر بگذارند. شناوری این فعالیت‌ها به عنوان یک بافر زمانی عمل می‌کند و به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا در صورت بروز مشکلات یا تأخیرات غیرمنتظره، برنامه زمانبندی را تنظیم کنند.

3. شناوری و تاثیر آن بر مسیر بحرانی

شناوری یک ابزار مهم در مدیریت مسیر بحرانی است. با شناسایی و مدیریت شناوری فعالیت‌ها، مدیران پروژه می‌توانند:

• مسیر بحرانی را کوتاه کنند: با کاهش مدت زمان فعالیت‌های بحرانی یا انتقال بخشی از کار آن‌ها به فعالیت‌های غیر بحرانی، می‌توان مسیر بحرانی را کوتاه کرد و در نتیجه، زمان تکمیل پروژه را کاهش داد.
• ریسک تأخیر در پروژه را کاهش دهند: با استفاده از شناوری فعالیت‌های غیر بحرانی، می‌توان تأخیرات احتمالی در فعالیت‌های بحرانی را جبران کرد و از تأخیر در کل پروژه جلوگیری کرد.
• منابع را به طور موثرتری تخصیص دهند: با شناسایی فعالیت‌های بحرانی، می‌توان منابع بیشتری را به این فعالیت‌ها اختصاص داد و از تأخیر در آن‌ها جلوگیری کرد.

به طور کلی، شناوری یک ابزار قدرتمند در مدیریت پروژه است که به مدیران پروژه کمک می‌کند تا پروژه‌ها را به موقع و در محدوده بودجه تحویل دهند. با درک مفهوم شناوری و تأثیر آن بر مسیر بحرانی، مدیران پروژه می‌توانند تصمیمات بهتری بگیرند و پروژه‌ها را با موفقیت بیشتری مدیریت کنند.

مدیریت شناوری در پروژه

پس از آشنایی با مفهوم شناوری در مدیریت و کنترل پروژه، در این بخش شما را با مدیریت شناوری در پروژه ها آشنا خواهیم کرد.

1. تحلیل شناوری

تحلیل شناوری به معنای بررسی و ارزیابی شناوری‌های موجود در پروژه است. این تحلیل به مدیران پروژه کمک می‌کند تا درک بهتری از انعطاف‌پذیری پروژه، فعالیت‌های بحرانی و غیر بحرانی، و ریسک‌های احتمالی داشته باشند. تحلیل شناوری می‌تواند به صورت دستی یا با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه انجام شود.

2. تخصیص شناوری

تخصیص شناوری به معنای توزیع شناوری موجود بین فعالیت‌های پروژه است. این کار می‌تواند به صورت دستی یا با استفاده از الگوریتم‌های بهینه‌سازی انجام شود. هدف از تخصیص شناوری، افزایش انعطاف‌پذیری پروژه و کاهش ریسک تأخیر در پروژه است.

3. مصرف شناوری

مصرف شناوری به معنای استفاده از شناوری موجود برای جبران تأخیرات غیرمنتظره یا انجام فعالیت‌های اضافی است. مصرف شناوری باید با دقت و با توجه به اولویت‌ها و محدودیت‌های پروژه انجام شود.

4. گزارش‌دهی شناوری

گزارش‌دهی شناوری به معنای ارائه اطلاعات مربوط به شناوری به ذینفعان پروژه است. این گزارش‌ها می‌توانند شامل اطلاعاتی در مورد شناوری کل، شناوری آزاد، شناوری مستقل، و شناوری وابسته باشند. گزارش‌دهی شناوری به ذینفعان کمک می‌کند تا درک بهتری از وضعیت پروژه و ریسک‌های احتمالی داشته باشند.

چالش‌های استفاده از شناوری در مدیریت پروژه

1. پیچیدگی محاسبات: محاسبه شناوری، به خصوص در پروژه‌های بزرگ و پیچیده، می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. نیاز به در نظر گرفتن وابستگی‌های بین فعالیت‌ها، محدودیت‌های منابع و سایر عوامل، محاسبه شناوری را پیچیده می‌کند. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه می‌تواند به ساده‌سازی این محاسبات کمک کند.

2. عدم قطعیت در تخمین‌ها: تخمین مدت زمان فعالیت‌ها و وابستگی‌های بین آن‌ها همیشه با درجه‌ای از عدم قطعیت همراه است. این عدم قطعیت می‌تواند بر محاسبه شناوری تأثیر بگذارد و منجر به تصمیم‌گیری‌های نادرست شود. برای کاهش این چالش، مدیران پروژه باید از روش‌های تخمین دقیق‌تر استفاده کنند و به طور مداوم تخمین‌های خود را به‌روزرسانی کنند.

3. نیاز به نظارت مداوم: شناوری‌ها در طول پروژه ثابت نیستند و با پیشرفت پروژه و بروز تغییرات، ممکن است تغییر کنند. بنابراین، مدیران پروژه باید به طور مداوم شناوری‌ها را پایش کنند و در صورت لزوم، برنامه زمانبندی و تخصیص منابع را تنظیم کنند. این نظارت مداوم می‌تواند زمان‌بر و هزینه‌بر باشد.

4. تعارضات بین ذینفعان: ذینفعان مختلف پروژه ممکن است دیدگاه‌های متفاوتی در مورد نحوه استفاده از شناوری داشته باشند. برخی ممکن است بخواهند از شناوری برای کاهش ریسک استفاده کنند، در حالی که برخی دیگر ممکن است بخواهند از آن برای تسریع پروژه استفاده کنند. مدیریت این تعارضات و دستیابی به توافق بین ذینفعان می‌تواند چالش‌برانگیز باشد.

نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و شناوری

نرم‌افزارهای مدیریت پروژه می‌توانند به طور قابل توجهی به مدیریت شناوری در پروژه‌ها کمک کنند. این نرم‌افزارها معمولاً قابلیت‌های زیر را برای مدیریت شناوری ارائه می‌دهند:

• محاسبه خودکار شناوری: این نرم‌افزارها می‌توانند به طور خودکار شناوری کل، شناوری آزاد و شناوری مستقل فعالیت‌ها را محاسبه کنند. این امر باعث صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطاهای انسانی می‌شود.
• نمایش گرافیکی شناوری: این نرم‌افزارها می‌توانند شناوری فعالیت‌ها را به صورت گرافیکی در نمودار گانت نمایش دهند. این امر به مدیران پروژه کمک می‌کند تا به راحتی شناوری‌های موجود را شناسایی و مدیریت کنند.
• گزارش‌دهی شناوری: این نرم‌افزارها می‌توانند گزارش‌های مختلفی در مورد شناوری، مانند گزارش شناوری کل پروژه، گزارش شناوری فعالیت‌های بحرانی و گزارش شناوری فعالیت‌های غیر بحرانی، ارائه دهند. این گزارش‌ها به ذینفعان پروژه کمک می‌کند تا درک بهتری از وضعیت پروژه و ریسک‌های احتمالی داشته باشند.
• شبیه‌سازی سناریوهای مختلف: برخی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه امکان شبیه‌سازی سناریوهای مختلف را فراهم می‌کنند. این قابلیت به مدیران پروژه کمک می‌کند تا تأثیر تغییرات در برنامه زمانبندی و تخصیص منابع را بر شناوری‌ها بررسی کنند و تصمیمات بهتری بگیرند.

برخی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه محبوب که قابلیت‌های مدیریت شناوری را ارائه می‌دهند عبارتند از:

• نرم افزار MSP: یکی از محبوب‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه است که قابلیت‌های کاملی برای مدیریت شناوری ارائه می‌دهد.
• نرم افزار Primavera P6: یک نرم‌افزار مدیریت پروژه سازمانی است که برای مدیریت پروژه‌های بزرگ و پیچیده مناسب است. این نرم‌افزار قابلیت‌های پیشرفته‌ای برای مدیریت شناوری ارائه می‌دهد.
• نرم افزار Asta Powerproject: یک نرم‌افزار مدیریت پروژه است که بر روی زمانبندی و مدیریت منابع تمرکز دارد. این نرم‌افزار قابلیت‌های خوبی برای مدیریت شناوری ارائه می‌دهد.
• نرم افزار Jira: یک نرم‌افزار مدیریت پروژه چابک است که برای مدیریت پروژه‌های نرم‌افزاری مناسب است. این نرم‌افزار قابلیت‌های محدودی برای مدیریت شناوری ارائه می‌دهد.

نتیجه‌گیری

شناوری یک مفهوم کلیدی در مدیریت پروژه است که به مدیران پروژه کمک می‌کند تا پروژه‌ها را به موقع و در محدوده بودجه تحویل دهند. شناوری به عنوان یک ابزار کمکی، به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا با انعطاف‌پذیری بیشتری پروژه‌ها را برنامه‌ریزی و مدیریت کنند. با درک درست از مفهوم شناوری و انواع آن، و همچنین با استفاده صحیح از ابزارها و تکنیک‌های مدیریت شناوری، مدیران پروژه می‌توانند ریسک تأخیر در پروژه را کاهش دهند، منابع را به طور موثرتری تخصیص دهند و در نهایت، پروژه‌ها را با موفقیت بیشتری به پایان برسانند.

استفاده موثر از شناوری نیازمند درک عمیق از مفاهیم و اصول مدیریت پروژه، آشنایی با ابزارها و تکنیک‌های مدیریت شناوری، و همچنین تجربه و مهارت در مدیریت پروژه است.