مدیریت پروژه چابک (Agile) چیست؟ + [اصول 12 گانه]

مدیریت پروژه چابک که ریشه آن را می توان در مهندسی نرم افزار جست و جو کرد، بر انعطاف‌پذیری، همکاری و پیشرفت تدریجی به جای برنامه‌ریزی و فرآیندهای سختگیرانه تأکید دارد.

روش‌های چابک مانند اسکرام و XP بر تیم‌های کوچک و خودمدیریت‌کننده که می‌توانند به سرعت با تغییرات سازگار شوند، تمرکز دارند و باعث بهبود کارایی پروژه و رضایت ذینفعان می‌شوند (Serrador & Pinto, 2015).

اصول چابک مانند تیم‌های مستقل و بازخورد مداوم، به ارائه محصولات با کیفیت بالاتر و رضایت بیشتر مشتریان کمک می‌کند؛ به طوریکه این روش در بخش‌های مختلف از جمله فناوری اطلاعات و مدیریت دولتی مزایای زیادی نشان داده است.

البته سازگاری مدیریت چابک، از ورود آن به حوزه‌های غیر فناوری اطلاعات (IT) نیز حمایت می‌کند و به بهبود مدیریت پروژه کمک می‌کند و به افزایش پاسخگویی و کاهش شکست پروژه‌های بزرگ مقیاس منجر می‌شود.

مزایای مدیریت پروژه چابک

مدیریت پروژه چابک (Agile) به علت انعطاف پذیری بسیار بالای خود یکی از محبوب ترین شیوه های مدیریت پروژه است.

در این متدولوژی تغییرات به راحتی قابل اعمال انجام است و کارفرما در حین پروژه می تواند نظرات خود را در پروژه اعمال نماید.

دلایل بسیاری برای استفاده از مدیریت پروژه چابک وجود دارد که در ادامه به برخی از آن ها اشاره می کنیم.

1- پیشرفت سریع پروژه

با کاهش موثر زمان تلف شده برای انجام فرایند های گوناگون پروژه، سرعت پیشرفت پروژه افزایش می یابد به طوریکه دریافت نظرات بخش های مختلف با حداکثر سرعت به بخش مربوطه منتقل می گردد و فرایند انجام نمونه های اولیه به سرعت انجام می گردد.

2- همسویی کارفرما و ذینفعان

با تمرکز بر نقطه نظرات کارفرما و ذینفعان پروژه و توجه به دغدغه های هر دو گروه، یک تیم مدیریت پروژه چابک بهترین گزینه برای ارائه خدمات به هر دو گروه می باشد.

3- پیشرفت مداوم

مدیریت پروژه چابک با خرد کردن پروژه به فعالیت های کوچک تر و انجام فعالیت های مشخص و تکرار شونده، پروژه را تا زمان به اتمام رسیدن پیش می برد.

چارچوب های مدیریت پروژه چابک

مدیریت پروژه به خودی خود چارچوب محسوب نمی شود ولی شامل چارچوب های بسیاری می باشد که در ادامه برخی از محبوب ترین انواع فریمورم های مدیریت پروژه چابک معرفی می گردد.

1- اسکرام (Scrum) : این چارچوب مدیریت پروژه برای پروژه هایی مناسب است که نیازمندی های آن ها به سرعت تغییر می کند.

2- کانبان (Kanban) : این چارچوب مدیریت پروژه، با بصری سازی پیشرفت پروژه برای پروژه هایی که نیازمند خروجی ثابت هستند بسیار مناسب است.

3- ناب (Lean) : این چارچوب مدیریت پروژه با ساده سازی فرایند ها و حذف اتلاف های موجود در پروژه به افزایش خروجی و خلق ارزش برای کارفرما کمک می کند.

4- برنامه سازی مفرط (Extreme Programming) (XP) : این چارچوب با بهبود کیفیت محصول و پاسخگویی به کارفرما، افزایش رضایتمندی کارفرما را در پی دارد.

5- مدیریت پروژه انطباقی (Adaptive Project Framework) (APF) : این سبک از مدیریت پروژه چابک برای پروژه هایی که جزییات مربوط به پروژه شفاف نبوده و در حین انجام پروژه دائما در حال تغییر می باشد مناسب است.

ارزش های اساسی مدیریت پروژه چابک

مدیریت پروژه چابک حول 4 ارزش اساسی تعریف می گردد که این ارزش های اصلی شامل موارد ذیل می باشند:

• کارکنان و تعاملات آنها مهم تر از فرایند ها و ابزار های هستند
• اجرای پروژه مهم تر از مکتوب کردن و ارائه مستندات است
• تعامل با مشتری مهم تر از تکیه بر قرارداد اولیه است
• پاسخ به تغییرات مهم تر از اجرای برنامه ریزی اولیه است

اصول 12 گانه مدیریت پروژه چابک

چهار ارزش ارائه شده برای مدیریت پروژه چابک را می توان ستون های متدولوژی چابک دانست؛ با توجه به این 4 ارزش اساسی 12 اصل را برای مدیریت پروژه چابک ارائه گردیده است.

جهت درک بهتر تفاوت ارزش ها و اصول 12 گانه مدیریت پروژه چابک می توانید 4 ارزش اساسی را به عنوان ستون های یک ساختمان و اصول 12 گانه را به عنوان اتاق های آن ساختمان در نظر گرفت.

این اصول 12 گانه به راحتی می تواند با نیاز های تیم شما منطبق شود.

1- جلب رضایت مشتری : مهم ترین رکن در مدیریت پروژه چابک جلب رضایت مشتری است؛ در مدیریت پروژه چابک با بهبود منظم و مکرر محصول و ارائه آن به مشتری، جلب رضایت مشتری حاصل می گردد.

2- استقبال از تغییرات : در هر لحظه از پروژه، مدیریت پروژه چابک باید آماده تغییرات باشد و در فرایند های تکراری مانند مدیریت پروژه چابک، عدم انعطاف پذیری باعث رخ دادن اتفاقات منفی در پروژه خواهد شد.

3- ارائه دائمی ارزش : این اصل نیز مانند اولین اصل مدیریت پروژه چابک است و با خرد کردن پروژه به  بخش های کوچک تر و انجام هر بخش و ارائه آن به مشتری باعث جلب رضایت کارفرما می شود.

4- تقسیم وظایف کنید : همکاری، کلید مدیریت پروژه چابک است؛ هدف آن است که افراد حاضر در پروژه مسئولیت های پروژه را بین یکدیگر تقسیم کرده وبا همکاری یکدیگر پروژه را به سرانجام برسانند.

5- کارمندان با انگیزه : بهترین حالت چابکی زمانی رخ می دهد که کارکنان با انگیزه فعالیت های خود را انجام دهند.

6- تعامل چهره به چهره : یکی از کارآمد ترین روش های تعامل روش چهره به چهره است؛ حتی اگر نمی توانید حضورا با اعضای تیم خود گفت و گو کنید؛ با تماس آنلاین تصویری این کار را انجام دهید.

7- محصول ارائه کنید : مهم ترین چیز در یک پروژه چابک محصول است؛ تمام اعضای تیم باید محصول را با بهترین کیفیت عرضه کنند.

8- توسعه پایدار در سازمان : در فرایند های چابک، بسیاری از امور به سرعت انجام می شوند؛ اما باید توجه داشت که این سرعت بالا در انجام امور به خستگی بیش از حد کارکنان نیانجامد.

9- بهترین را خلق کنید : اگر در یک پروژه بهترین محصول را خلق کنید، در پروژه های بعدی نیز می توانید بهترین محصولات را ارائه دهید.

10- ساده باشید : در بسیاری از مواقع، بهترین جواب همان ساده ترین جواب است؛ هدف مدیریت پروژه چابک سخت تر کردن امور نیست، بلکه ساده تر کردن آن ها است.

11- مستقل باشید : یک تیم چابک نیازی به منتظر ماندن برای دریافت دستور از مقام های بالادستی ندارد و در بسیاری از امور می تواند به تنهایی تصمیم گیری نماید.

12- مسیر خود را بهبود دهید : جلسات بررسی روند گذشته یکی از جلسات رایج در پروژه های چابک هستند و با بررسی اشتباهات در فرایند های گذشته می توان مسیر آینده پروژه را بهبود بخشید.

ارزش یادگیری اصول مدیریت پروژه چابک

آشنایی با اصول مدیریت پروژه چابک برای مدیران پروژه و بالاخص علاقه‌مندان به دریافت مدرک PMP ضروری است. برای درک بهتر این اصول و همچنین نحوه پیاده‌سازی آنها در پروژه‌های مختلف، می‌توانید از ابزارها و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه چابک مانند نرم افزار MSP و نرم افزار جیرا استفاده کنید.

منابع

• Agile: A New Way of Governing
• Does Agile work? – A quantitative analysis of agile project success
• Agile project management with Scrum: A case study of a Brazilian pharmaceutical company IT project