ساختار شکست کار (WBS) چیست؟

در دنیای پرشتاب و پیچیده امروز، مدیریت پروژه‌ها بدون ابزارها و روش‌های کارآمد تقریباً غیرممکن است.

ساختار شکست کار (WBS) یکی از این ابزارهای کلیدی است که به مدیران پروژه کمک می‌کند تا پروژه‌ها را به صورت مؤثر برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و کنترل کنند.

در این مقاله، به معرفی کامل WBS و نقش حیاتی آن در موفقیت پروژه‌ها می‌پردازیم.

ساختار شکست کار (WBS) چیست؟

ساختار شکست کار (WBS) مخفف Work Breakdown Structure می باشد و یک ابزار مدیریتی است که پروژه را به بخش‌های کوچک‌تر و قابل مدیریت تقسیم می‌کند. این ساختار به شکل درختی طراحی می‌شود که در آن هر سطح، جزئیات بیشتری از کارها و وظایف را نشان می‌دهد.

تصور کنید WBS مانند یک نقشه دقیق است که از فازهای بزرگ تا بسته‌های کاری کوچک‌تر، تمامی وظایف، زمان‌بندی و منابع مورد نیاز را مشخص می‌کند. این ساختار به مدیران پروژه امکان می‌دهد تا دیدی کلی از پروژه داشته باشند و در عین حال، جزئیات را نیز به خوبی مدیریت کنند.

کاربران ساختار شکست کار (WBS)

در اجرای پروژه‌های بزرگ، علاوه بر کارکنان پروژه، عواملی چون سرمایه‌گذاران، تأمین‌کنندگان مالی، پیمانکاران، و در برخی موارد سازمان‌های دولتی و موسسات با دانش تکنولوژیکی پیچیده دخالت و مشارکت دارند. این کاربران بیش از گذشته به اطلاعات چندگانه و متمرکز نیاز دارند. رعایت الزامات حکومتی، مقررات قانونی و مسئولیت نظارتی سازمان‌ها، نیازمند اطلاعات و زبان مشترکی هستند.

فلسفه ایجاد کد برای هر یک از عملیات در WBS و متدولوژی آن، می‌تواند این نیازهای اطلاعاتی کلیه مراجع و واحدها را مرتفع کند. در واقع، ساختار شکست کار یک داده و زبان مشترک است و ابزاری برای برقراری ارتباط بین کاربران مختلف در پروژه محسوب می‌شود که کاربرد مؤثری دارد. در تأمین داده‌های مورد نیاز برای تدوین WBS، دو گروه اصلی دخیل هستند:

1. گروه‌های عملیاتی پروژه:
   • طراحی و مهندسی
   • ساخت و اجرا
   • مدیریت مالی
   • اداری و تأمین تجهیزات
2. گروه‌های حاکمیتی و مسئول:
   • کارفرما/صاحب‌کار
   • سازمان‌های دولتی
   • پیمانکاران

یک ساختار شکست کار خوب طراحی و تدوین شده، این گروه‌ها را قادر می‌سازد تا ارتباطات دقیق و منظمی با یکدیگر داشته باشند.

10 مزیت استفاده از ساختار شکست کار (WBS)

1. سازمان‌دهی و وضوح: با تقسیم پروژه به وظایف روشن و قابل مدیریت، از ابهام جلوگیری می‌شود و تیم پروژه دقیقاً می‌داند چه کاری باید انجام دهد.
2. تخصیص منابع اثربخش: WBS با تفکیک وظایف، تخصیص منابع را بر اساس نیاز هر بخش تسهیل می‌کند، که منجر به استفاده بهینه از منابع می‌شود.
3. بهبود ارتباطات: با داشتن ساختاری مشخص، ارتباطات بین اعضای تیم و ذینفعان پروژه بهبود یافته و سوءتفاهم‌ها کاهش می‌یابد.
4. پایش و کنترل دقیق‌تر پروژه: امکان پایش دقیق‌تر پیشرفت پروژه و شناسایی سریع انحرافات از برنامه فراهم می‌شود.
5. دقت بیشتر در برآوردها: با جزئیات بیشتر، برآورد هزینه‌ها و زمان‌بندی پروژه دقیق‌تر انجام می‌شود.
6. پرهیز از کار اضافی: شناسایی و حذف کارهای غیرضروری، که به بهره‌وری بیشتر منجر می‌شود.
7. تضمین کیفیت: با تعیین وظایف مشخص و استانداردهای عملکرد، کیفیت خروجی‌های پروژه حفظ و ارتقاء می‌یابد.
8. مدیریت انعطاف‌پذیر محدوده: آماده‌سازی برای تغییرات بالقوه در محدوده پروژه و مدیریت بهتر آن‌ها.
9. شناسایی آسان‌تر مخاطرات: کمک به تشخیص و مدیریت مخاطرات پیش از وقوع آن‌ها.
10. تعریف سلسله‌مراتب مشخص: ایجاد ساختاری سلسله‌مراتبی که نقش‌ها و مسئولیت‌ها را روشن می‌سازد.

انواع ساختار شکست کار (WBS)

برای نیازهای مختلف پروژه‌ها، انواع مختلفی از WBS وجود دارد:

1. WBS مبتنی بر فعالیت (Activity-Based WBS)

در این نوع، کارها بر اساس سلسله‌مراتب فعالیت‌ها یا وظایفی که باید انجام شوند، سازمان‌دهی می‌شوند.

2. WBS مبتنی بر دستاورد (Deliverable-Based WBS)

تمرکز بر دستاوردها یا محصولات تحویلی است و فعالیت‌های لازم برای تولید آن‌ها در سطوح پایین‌تر قرار می‌گیرند.

3. WBS مبتنی بر فاز (Phase-Based WBS)

پروژه به فازهای زمانی مختلف تقسیم می‌شود؛ هر فاز شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و تحویلی‌های خاص است.

4. WBS مبتنی بر منابع (Resource-Based WBS)

وظایف بر اساس منابع مورد نیاز مانند تیم‌ها، ابزارها یا مواد سازمان‌دهی می‌شوند.

5. WBS مبتنی بر مکان (Location-Based WBS)

در پروژه‌هایی که در مکان‌های جغرافیایی مختلف انجام می‌شوند، کارها بر اساس موقعیت مکانی دسته‌بندی می‌شوند.

6. WBS مبتنی بر مسئولیت (Responsibility-Based WBS)

وظایف بر اساس مسئولیت‌های افراد یا گروه‌های مسئول تقسیم می‌شوند.

7. WBS مبتنی بر فرآیند (Process-Based WBS)

بر اساس فرآیندهای مورد نیاز برای انجام پروژه مانند طراحی، توسعه و پشتیبانی تشکیل شده است.

8. WBS مبتنی بر ساختار سازمانی (Organizational-Based WBS)

وظایف و تحویلی‌ها بر اساس ساختار سازمانی یا بخش‌های درون یک سازمان تقسیم می‌شوند.

هر کدام از این انواع در شرایط و برای اهداف خاصی کاربردی‌تر هستند و انتخاب هر یک از آنها بسته به ماهیت، حجم، دامنه و سایر ویژگی‌های منحصر به فرد هر پروژه صورت می‌گیرد.

داده‌های اولیه برای تهیه ساختار شکست کار (WBS)

برای تهیه یک ساختار شکست کار کامل و بدون نقص، داده‌ها و مواد اولیه باید گردآوری شوند. این داده‌ها که در زمینه‌های مختلفی قرار دارند، به شرح زیر هستند:

1. بودجه: نحوه و مقدار تأمین مالی و جریان نقدینگی (Cash Flow) سالیانه را مشخص می‌کند.
2. برآورد هزینه: میزان هزینه‌های پروژه را بر مبنای تأمین خدمات فنی و مهندسی، تأمین کالا و تجهیزات، و هزینه‌های ساخت، اجرا، نصب و راه‌اندازی تعیین می‌کند.
3. بهره‌وری: نرخ بهره‌وری مورد انتظار برای عوامل درگیر در اجرای پروژه عامل مهمی در تدوین WBS است.
4. زمان‌بندی: جدول و برنامه زمان‌بندی و ترتیب انجام فعالیت‌های پروژه از ابتدای کار تا خاتمه پروژه عامل مهمی در تعیین روش کار است.
5. منابع: برای اجرای پروژه از منابعی مانند سرمایه، ماشین‌آلات، تجهیزات، نیروی انسانی و مواد مصرفی استفاده می‌شود که اطلاعات آن‌ها برای تدوین WBS ضرورت دارد.

5 مرحله تهیه ساختار شکست کار (WBS)

تهیه ساختار شکست کار (WBS) در 5 مرحله به شرح زیر صورت می پذیرد.

مرحله 1: تعریف اهداف و محدوده پروژه

• تعیین دقیق اهداف پروژه
• شناسایی ذینفعان و اعضای تیم
• مشخص کردن خروجی‌های مورد انتظار

مرحله 2: تقسیم پروژه به فازهای مدیریتی

• شناسایی فازهای اصلی پروژه
• تعیین ترتیب منطقی فازها

مرحله 3: تهیه لیست کامل از اقلام تحویلی

• فهرست کردن تمامی تحویلی‌ها و محصولات
• در نظر گرفتن استانداردها و معیارهای کیفیت

مرحله 4: تقسیم‌بندی اقلام تحویلی به وظایف کوچکتر

• شکستن تحویلی‌ها به فعالیت‌های قابل مدیریت
• تعیین وابستگی‌ها و توالی فعالیت‌ها

مرحله 5: تخصیص وظایف به افراد تیم

• اختصاص وظایف به اعضای تیم بر اساس تخصص
• فراهم کردن منابع و ابزارهای لازم
• تعیین اختیارات و مسئولیت‌ها

 

نرم‌افزارهای تدوین ساختار شکست کار (WBS)

چنانچه به رسم WBS نیاز دارید، می‌توانید از ابزارهای زیر بهره ببرید:

نرم افزار MSP: این برنامه تخصصی برای مدیریت پروژه به شما اجازه می‌دهد تا ساختار WBS خود را ایجاد و مدیریت نمایید.

نرم افزار Visio: این برنامه بخشی از مجموعه آفیس است و کاربران می‌توانند به راحتی برای ترسیم WBS از آن استفاده کنند.

نرم افزار WBS Chart Pro: این نرم‌افزار برای خلق نمودارهایی که جریان کار ساختار شکست کار را نمایش می‌دهند به کار می‌رود تا بتوانید به تصویر کلی و سازمان یافته‌ای از داده‌ها دست یابید.